Tietosuojaseloste

Henkilötietojen käsittely

Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan kaikkiin Pyhän Helenan säätiön tarjoamiin palveluihin,  joissa se on reksiterinpitäjä.

Asiakkaiden henkilötietojen ohella tietosuojaselostetta sovelletaan myös mahdollisten tulevien asiakkaiden henkilötietojen käsittelyyn heidän hakeuduttuansa Pyhän Helenan säätiön palveluiden piiriin.

Rekisterin pitäjä: Pyhän Helenan säätiö sr, Hämeentie 55, 00580 Helsinki.

Kotisivut: www.helenakoti.fi

GSM: +358400244987

Tietosuojavastaava Raija Karhu.

Henkilötietoja käsitellään mm. Pyhän Helenan säätiön palveluiden toteuttamiseen ja kehittämiseen, asukkaiden valintaan Pyhän Helenan ylläpitämiin senioriasuntoihin, asukkaan palveluiden, hoidon ja huolenpidon suunnitteluun, toteutukseen ja seurantaan, palveluiden turvallisuuden varmistamiseen ja väärinkäytösten estämiseen, yhteydenpitoon ja yhteydenottopyyntöjen käsittelyyn.

Rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena ovat:

Sopimussuhde, joka perustuu Pyhän Helenan säätiön ylläpitämän asunnon vuokraamiseen ja sopimukseen toteutettavista palveluista. Asukashakemusten käsittely perustuu sopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseen, eli vuokralaisen valintaan hakijan pyynnöstä.

Lakisääteiset velvoitteet (mm. potilas- ja kirjanpitolainsäädäntö, raportointivelvoite)

Henkilötietojen kerääminen ja käsittely on välttämätöntä Pyhän Helenan säätiön ja rekisteröidyn välisen sopimukseen ja lainsäädäntöön perustuvien velvoitteiden hoitamiseksi sekä Pyhän Helenan säätiön palveluiden tuottamiseksi (mikäli rekisteröity ei anna tarvittavia henkilötietoja, ei esimerkiksi vuokrasopimusta voida tehdä, eikä Pyhän Helenan säätiö voi täyttää palvelun toteuttamiseen tai lainsäädäntöön perustuvia velvoitteita).

Pyhän Helenan säätiö kerää rekisteröidyistä vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat olennaisia ja tarpeellisia tässä Tietosuojaselosteessa selostettujen käyttötarkoitusten kannalta.

Rekisteröidyistä käsitellään seuraavia tietoja:

1. Yhteystiedot: rekisteröidyn nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.

2. Tunnistamistiedot: rekisteröidyn henkilötunnus ja syntymäaika.

3. Asiakassuhteeseen liittyvät tiedot: tilinumero, laskutus- ja maksutiedot, ja muut

asiakkuussuhteen yksilöivät tiedot.

4. Asiakastapahtumatiedot sekä sopimustiedot.

5. Hoito- ja palvelutoimintaa koskevat tiedot.

6. Asiakkaan terveystiedot, jotka saadaan asiakkaalta hänen suostumuksellaan tai suoraan lääkäriltä asiakkaan suostumuksella.

7. Palvelun ja hoidon järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan turvaamiseksi tarpeelliset tiedot, kuten hoidossa kertyvät tiedot.

8. Tietojen luovutuksia koskevat tiedot, luovutusten perusteet sekä luovutusta koskevat muut merkinnät.

9. Rekisteröidyn antamat suostumukset erityisten henkilötietoryhmiin liittyvien tietojen kuten terveystietojen käsittelyyn sekä suostumuksen peruuttamista ja rekisteröidyn antamia kieltoja koskevat tiedot.

Henkilötiedot kerätään rekisteröidyiltä itseltään seuraavissa yhteyksissä: asiakkaaksi hakeminen, vuokrasopimuksen ja palvelusopimuksen solmiminen, palvelutarpeen arvioiti tai muulloin asiakassuhteen aikana. Henkilötietoja voivat antaa rekisteröidyn laillinen edustaja tai lähiomainen sekä hoitohenkilöstö. Rekisteröidyn suostumuksella tietoja voidaan saada terveydenhuollon potilasreksiteristä ja sosiaalihuollon asiakasreksiteristä sekä sosiaali- ja terveydenhuollon lähete- ja maksusitoumustiedoista.

Pyhän Helenan säätiö käsittelee henkilötietoja tavalla, jolla pyritään kaikissa tilanteissa varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus ja tietosuoja, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta.

Henkilötietojen käsittelyssä käytetään asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia tämän turvaamiseksi, mukaan lukien palomuurien, salaustekniikoiden, turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta ja pääsynhallinta sekä henkilöstön ohjeistaminen. Sähköisessä muodossa olevat tiedot poistetaan käsittelytarpeen päätyttyä.

Alkuperäiskappaleina säilytettävät asiakirjat pidetään lukituissa tiloissa, joihin pääsyoikeus on rajattu ainoastaan sinne oikeutetuille tahoille. Paperitulosteet tuhotaan tietoturvallisesti. Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä tahoilla on työsopimuslain ja sopimusten salassapitoehtojen perusteella vaitiolovelvollisuus rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista.

Säätiön ulkoistaessa henkilötietojen käsittelyä palveluntarjoajille, varmistaa yhtiö riittävillä sopimusvelvoitteilla, että henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti ja lainmukaisesti.

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Pyhän Helenan säätiö säilyttää henkilötietoja niin pitkään, kuin on tarpeellista 

Tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään henkilötietoja pidempään (esimerkiksi erityislainsäädäntöön, kirjanpitovelvoitteisiin tai raportointivelvollisuuksiin liittyvät vastuut ja velvoitteet), tai ellei Pyhän Helenan säätiö tarvitse tietoja oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai oikeusvaateelta puolustautumiseksi tai vastaavan erimielisyystilanteen selvittämiseksi.

Tietojen säilyttämisaika ja säilyttämiskriteerit vaihtelevat henkilötietoryhmittäin sen mukaan, mikä on tietyn henkilötietoryhmän käyttötarkoitus. Henkilötietoja käsitellään asiakas- ja sopimussuhteen voimassaolon ajan ja tarpeellinen aika niiden päättymisen jälkeen.

Sosiaalihuollon asiakkaiden henkilötietojen säilytysajassa noudatetaan lakia sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista [254/2015].

Rekisteröidyn henkilötietoja käsittelevät vuokrasuhteen tai palveluiden hoitamiseen osallistuvat työntekijät ja vain siltä osin kuin heillä on tietojen käsittelyyn oikeus.

Pyhän Helenan säätiö voi ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä palveluntarjoajille tai alihankkijoille ja varmistaa sopimusvelvoitteilla, että henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti.

Asiakkaan suostumuksen perusteella lähetettäessä asiakasta sairaalaan, tulostetaan asukastieto-ohjelmasta lähete, joka sisältää henkilötiedot, tiedot lääkkeistä ja terveydentilasta sekä omaisten yhteystiedot.

Rekisteröityjen henkilötietoja voidaan luovuttaa lakisääteisten ja sopimusvelvoitteiden edellyttämissä tilanteissa mm. viranomaisille, esimerkiksi kunnille. 

Tietoja luovutetaan lainsäädännön edellytysten mukaisesti terveydenhuollon valtakunnallisia rekistereitä ylläpitävälle Terveyden ja hyvinvoinnin laitokselle ja kansallinen sähköiseen terveysarkistoon (KANTA-tietokanta).

Terveyden- ja sosiaalihuollon rekistereitä ylläpitäville viranomaisille tutkimus-, suunnittelu- ja tilastointitarkoituksia varten luovutetaan Hoitoilmoitusrekisteri eli HILMO-tiedot kerran vuodessa. Nämä tiedot sisältävät henkilötiedot, tulo- ja lähtöpäivän, toimintakyvyn sekä tarkoituksenmukaisen asuin-/hoitopaikan.

Lisäksi rekisteröidyn henkilötietoja voidaan joutua luovuttamaan lähiomaiselle tai vastaavalle läheiselle potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain ja sosiaalihuollonasiakkaan asemasta ja oikeuksista annetun lain mukaisten edellytysten täyttyessä (esimerkiksi tärkeä hoitopäätökset, mikäli henkilö ei ole kykenevä itse ilmaisemaan tahtoaan).

Rekisteröidyillä on tietosuojalainsäädännön takaamat oikeudet ja ne on informoitu asiakkaille:

• tietojen tarkastusoikeus
• oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja
• oikeus tarkistaa ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä oikeus saada tiedot kirjallisesti tai sähköisessä muodossa
• oikeus tietojen oikaisuun ja tietojen poistamiseen
• oikeus vaatia virheellisen tai epätarkan tiedon korjaamista.
• lisäksi rekisteröidyllä on voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukainen oikeus vaatia tietojensa poistamista.
• Pyhän Helenan säätiö poistaa, korjaa ja täydentää myös oma-aloitteisesti havaitsemansa käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon
• oikeus vaatia tietojensa siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle
• oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. 
• lisäksi tilanteessa, jossa virheelliseksi epäiltyä henkilötietoa ei voida korjata tai poistaa taikka poistopyynnöstä on epäselvyyttä, Pyhän Helenan säätiö rajoittaa tietoihin pääsyä
• oikeus vastustaa tietojen käyttöä tietynlaiseen käsittelyyn. 

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramarkkinointia varten, jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus häntä koskevien tietojen käsittelyyn. 

Peruuttamisella ei ole vaikutusta peruutusta aiemmin suoritettuun käsittelyyn.

Kaikki tietosuojaa ja tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt tehdään kirjallisesti tai sähköisesti ja osoitetaan rekisterinpitäjälle (yhteystiedot sivun alussa).

Ennen tietojen tarkastelua rekisteröidyn henkilöllisyys tarkastetaan, minkä johdosta saatamme joutua kysymään lisätietoja. Pyyntöön vastataan kohtuullisessa ajassa ja mahdollisuuksien mukaan kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä ja henkilöllisyyden tarkistamisesta lukien.

Jos rekisteröidyn pyyntöön ei voida suostua, kieltäytymisestä ilmoitetaan rekisteröidylle kirjallisesti. 

Pyhän Helenan säätiö voi kieltäytyä pyynnöstä (kuten tietojen poistamisesta), lakisääteisen velvoitteen tai Pyhän Helenan säätiön lakisääteisen oikeuden takia esim. Pyhän Helenan säätiöön kohdistettu velvoite tai vaade.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty voimassa olevan lainsääsäädännön vastaisesti:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Sähköposti: tietosuoja@om.fi

Vaihde: 029 566 6700

Faksi: 029 566 6735

Pidätämme oikeuden muuttaa ja päivittää tietosuojaselostetta. Jos teemme muutoksia tähän 

Tietosuojaselosteeseen, lisäämme tiedon asiasta internetsivullemme (uusimman version tietosuojaselosteesta).